Þínar fréttir, þín skoðun

Er sviksemi í fyrirtækjum?

Höfundur: Hulda Ragnheiður Árnadóttir - Msc. í alþjóðabankastarfsemi og fjármálum, framkvæmdastjóri www.ryni.is
Flokkur: Rekstur, stjórnsýsla, Viðskipti  

Það er þekkt sjónarmið að hneykslismálin komi alltaf upp hjá öðrum. Í íslensku viðskiptalífi var ekki mikið rætt um sviksemi í fyrirtækjum fyrr en eftir að fjármálakreppan hófst. Fyrirtæki gáfu forvarnarstarfi gegn sviksemi ekki nægan gaum á meðan allt lék í lyndi í viðskiptalífinu.

Öll fyrirtæki geta staðið frammi fyrir svikum á einhverjum tímapunkti. Þegar fjallað er um varnir gegn sviksemi er gjarnan talið að þrír þættir séu miklir áhrifavaldar í fyrirtækjum. Það er þrýstingur, réttlæting og tækifæri, gjarnan nefnt „sviksemisþríhyrningurinn“. Ef öll þessi atriði fara saman virðist sem veruleg hætta sé á sviksemi. Það sem er átt við með þrýstingi er þörf einstaklings fyrir aukið fjármagn. Það getur t.d. verið spilafíkn, áfengis- og vímuefnaneysla eða annar hvati sem krefst aukins fjármagns. Réttlæting er atriði sem starfsmaður notar sér í hag. Það getur t.d. átt við skort á eftirlitsþáttum, „enginn mun veita því athygli að ég fæ lánaða þessa peninga tímabundið… ég skila þeim aftur þegar betur stendur á….“. Síðast en ekki síst eru það tækifærin. Ef fyritækið skapar tækifæri fyrir starfsmanninn, þá er líklegt að hann nýti þau ef hann telur nær öruggt að hann komist upp með það. Tækifærin skapast m.a. með ófullnægjandi aðgreiningu starfa og lélegum verkferlum innan fyrirtækisins.

Það er ekki lengur spurning um hvort starfsmenn stundi sviksemi, heldur hversu umfangsmikil svikin eru. Huga þarf sérstaklega að vörnum gegn svikum ef koma á í veg fyrir að þau eigi sér stað. Þær stofnanir og fyrirtæki sem láta hjá líða að byggja upp innri varnir og eftirlit, ættu að búast við því að fyrr eða síðar muni þau standa frammi fyrir því að svik starfsmanna verði að raunveruleika. Afleiðingarnar geta verið rekstrarvandi og orðsporshnekkir eða jafnvel gjaldþrot.

Aðskilnaður starfa og dreifing ábyrgðar minnka möguleika á sviksemi. Við gerð verkferla og skipulags innan fyrirtækja er mikilvægt að aðskilnaður starfa við bókhald, uppgjör og tekjuskil sé tryggður. Einnig er aðskilnaður starfa með mikla villuhættu mikilvægur og ávallt þarf að tryggja að tveir eða fleiri starfsmenn komi að flóknum verkefnum til að draga úr áhættu fyrirtækisins. Auk siðareglna og aðgreiningar starfa eru vandaðir verkferlar og gott eftirlit lykilþættir til að draga úr líkum á sviksemi.

Val stjórnenda um aðferðafræði

Í ljósi þess sem framan greinir, eru tvær leiðir til að nálgast sviksemi frá sjónarhóli fyrirtækja. Sviksemi verður ekki flúin með því að veita henni ekki athygli. Takast þarf á við sviksemi með einhverjum hætti og því skynsamlegast að byrja á grunninum, sem eru siðareglur og verkferlar. Síðan þarf að tryggja að eftirlit í fyrirtækjum og stofnunum sé með þeim hætti að starfsmenn geri ekki ráð fyrir að komast upp með sviksemi í þeim.

Fyrsta skref í vörnum gegn sviksemi er að útrýma a.m.k. einu atriði af þremur í sviksemisþríhyrningnum sem nefndur var í upphafi greinarinnar. Þó að þrýstingur og réttlæting sé fyrir hendi gerist lítið ef tækifærin eru ekki til staðar. Ef þrýstingur og tækifæri eru fyrir hendi, dregur vissan um reglulegt eftirlit verulega úr kjarki starfsmanna til að fara á svig við siðareglur fyrirtækisins. Ábyrgðin er hjá stjórnum fyrirtækja og stofnana, þær þurfa að móta stefnuna um hvaða kröfur eru gerðar til stjórnenda og starfsmanna.

Þegar starfsmenn eiga von á innri endurskoðun hvenær sem er, eru þeir ólíklegri til að leggja í að gera hluti sem stangast á við reglur fyrirtækisins. Ef eftirlit er virkt og starfsmenn sýna frumkvæði er líklegra að svik uppgötvist snemma, sem dregur úr áhrifum svika og afleiðingum á fyrirtækið. Innri endurskoðun óháðra aðila er því mikilvæg í aðgerðum gegn sviksemi.

Ummæli ()